Sumber Daya Manusia(SDM) dan Organisasi

Sumber Daya Manusia

Menurut Sonny Sumarsono (2003) Sumber Daya Manusia (human recources) memiliki dua arti yang berbeda di antara adalah pertama, merupakan suatu usaha kerja atau jasa yang memang di berikan dengan tujuan dalam melakukan proses produksi. Dengan kata lain SDM adalah kualitas usaha yang di lakukan oleh seseorang dalam jangka waktu yang telah di tentukan agar menghasilkan barang atau jasa. Kemudian yang kedua adalah SDM masih terkait dengan hal yang pertama dimana manusia yang mampu bekerja kemudian menghasilka sebuah jasa dari usaha kerjanya tersebut. Bisa bekerja artinya mampu melakukan berbagai kegiatan yang memiliki nilai ekonomis atau kata lain adalah suatu kegiatan tersebut yang bisa menghasilkan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan serta masyarakat.

Pengertian dan Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dasar dalam manajemen untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh organisasi. Pengorganisasian ini berkaitan dengan pengelompokan kegiatan, pengaturan orang maupun sumber daya lainnya dan mendelegasikannya kepada individu ataupun unit tertentu untuk menjalankannya sehingga diperlukan penyusunan struktur organisasi yang memperjelas fungsi-fungsi setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut. Dengan demikian, jelas bahwa penyusunan Struktur Organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan, baik organisasi tersebut berskala kecil maupun besar tetap memerlukan Struktur Organisasi yang jelas untuk mencapai sasaran organisasi yang ditetapkan. Secara definisi, yang dimaksud dengan Struktur Organisasi menurut Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok. 

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering digunakan dalam organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan produk/pasar) dan Struktur Organisasi Matriks.

Struktur Organisasi Fungsional

       Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Contoh Struktur Organisasi Fungsional

Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Penting untuk mendefinisikan perbedaan antara deskripsi dan spesifikasi pekerjaan secara akurat agar sesuai dengan orang yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat. Ini membantu pemberi kerja dan karyawan memahami apa yang sebenarnya perlu disampaikan dan bagaimana caranya. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah bagian penting dari informasi analisis pekerjaan. Memahaminya dengan jelas dan akurat membantu organisasi dan pekerja mengatasi banyak tantangan saat sedang menjalankan organisasi. Meskipun mempersiapkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bukan persyaratan hukum, namun memainkan peran penting dalam mendapatkan hasil yang diinginkan.

Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan mencakup data dasar terkait pekerjaan yang berguna untuk mengiklankan pekerjaan tertentu dan menarik banyak orang. Ini mencakup informasi seperti jabatan, lokasi pekerjaan, pelaporan kepada dan karyawan, ringkasan pekerjaan, sifat dan tujuan pekerjaan, tugas dan tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin, alat dan peralatan yang akan digunakan oleh calon pekerja dan bahaya yang terlibat di dalamnya.

Tujuan deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut:

• Tujuan utama deskripsi pekerjaan adalah untuk mengumpulkan data terkait pekerjaan agar dapat beriklan untuk pekerjaan tertentu. Ini membantu dalam menarik, menargetkan, merekrut, dan memilih kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.
• Menentukan apa yang perlu disampaikan dalam suatu pekerjaan tertentu. Ini mengklarifikasi apa yang seharusnya dilakukan karyawan jika dipilih untuk lowongan pekerjaan tertentu.
• Memberi staf rekrutmen pandangan yang jelas calon seperti apa yang dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu.
• Menjelaskan siapa yang akan melaporkan kepada siapa.

Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, kualitas spesifik, tingkat pengalaman, fisik, emosi, keterampilan teknis dan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan dan tuntutan sensorik yang tidak biasa lainnya. Ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental, kecerdasan, bakat, memori, penilaian, keterampilan kepemimpinan, kemampuan emosional, kemampuan beradaptasi, fleksibilitas, nilai-nilai dan etika, sopan santun dan kreativitas, dan lainnya.

Tujuan spesifikasi pekerjaan berdasarkan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan membantu kandidat menganalisis apakah memenuhi syarat untuk melamar lowongan pekerjaan tertentu atau tidak. Membantu merekrut tim dari suatu organisasi untuk memahami tingkat kualifikasi, kualitas, dan karakteristik apa yang harus ada dalam diri seorang kandidat untuk membuatnya memenuhi syarat untuk pembukaan pekerjaan. Memberikan informasi terperinci tentang pekerjaan apa pun termasuk tanggung jawab pekerjaan, keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan, kemampuan percakapan, dan banyak lagi. Membantu untuk memberikan pilihan calon yang paling tepat untuk pekerjaan tertentu.

Keduanya, baik deskripsi maupun spesifikasi pekerjaan merupakan bagian yang terintegrasi dalam analisis pekerjaan. Keduanya mendefinisikan pekerjaan sepenuhnya dan membimbing pemberi kerja dan karyawan tentang cara melakukan seluruh proses rekrutmen dan seleksi. Kedua data ini sangat relevan untuk menciptakan kesesuaian yang tepat antara pekerjaan dan bakat, mengevaluasi kinerja dan menganalisis kebutuhan pelatihan dan mengukur nilai pekerjaan tertentu.

Perbedaan Job Deskripsi dan Job Spesifikasi Beserta Contohnya

Sebagai seorang pencari kerja tentu anda pernah merasa bingung dengan informasi lowongan kerja yang diberikan oleh perusahaan pencari kerja, entah itu informasi yang didapatkan melalui media cetak ataupun melalui media online seperti situs pencari kerja. Terkadang perusahaan atau tim HR yang memasang iklan lowongan kerja sering kali membuat informasi mengenai mengenai job description dan job specification yang membingungkan bagi setiap orang yang membacanya.

Setiap perusahaan biasanya memiliki seorang pekerja yang tugasnya melakukan rekruitmen kepada calon karyawan baru, bagian ini biasanya dipegang oleh HRD. Ketika HRD diperusahaan tersebut memberikan informasi yang salah mengenai lowongan pekerjaan tentu saja akan membuang waktu dan tenaga baik itu bagi HRD maupun calon karyawan.

Sebagai calon karyawan sekaligus pencari kerja, tentunya anda harus bisa memahami perbedaan job description dan job specification dengan baik. Dengan memahami job deskripsi dan job spesifikasi, anda dapat memahami dan menganalisa bagaimana kira-kira tugas yang akan anda kerjakan dan bagaimana kesulitan dari pekerjaan tersebut. Pada dasarnya arti dari job description dan job specification adalah dua hal yang berbeda.

Pengertian job description (job deskripsi)

Job description (jobdesc) adalah sebuah bagian atau catatan yang menjelaskan dan memberikan gambaran secara umum tentang pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan kata lain job description berfungsi untuk menjelaskan bagaimana tugas, tanggung jawab serta wewenang yang akan dipegang pada sebuah jabatan secara garis besar.

Job description menjelaskan bagaimana gambaran sederhana mengenai pekerjaan yang dilakukan didalam departemen atau divisi, sehingga job description tidak menjelaskan bagaimana tugas yang harus dilakukan oleh karyawan secara rinci.

Tujuan dari job description adalah guna untuk memberikan pemahaman mendasar mengenai bagaimana sebuah divisi atau departemen bekerja. Hal ini sangat penting guna menghindari terjadinya kesalapahaman mengenai tugas dan pekerjaan yang akan diterima.

Pengertian Job Specification (job spesifikasi)

Job specification atau job spesifikasi adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh orang atau pencari kerja untuk bisa masuk dan menduduki jabatan dalam perusahaan. Persyaratan ini diberikan oleh perusahaan agar nantinya karyawan yang menduduki posisi di tersebut dapat bekerja dengan baik dan bertanggung jawab atas segala tugas yang diberikan. Job specification biasanya berisi dengan persyaratan pengalaman kerja, minimal jenjang pendidikan, usia, jenis kelamin, dan keahlian baik itu keahlian secara terinci seperti misalnya mampu menggunakan aplikasi komputer A ataupun keahlian secara umum seperti mampu berkomunikasi dengan baik, disiplin dan teliti. Dengan memberikan standard pada job specification, calon karyawan dapat menimbang dan menilai apakah kemampuannya sanggup untuk memenuhi persyaratan yang diberikan atau malah sebaliknya.

Sistem Penggajian Karyawan Berdasarkan Peraturan yang Berlaku di Indonesia

Setiap perusahaan biasanya memiliki cara dan perhitungan sendiri dalam masalah penggajian karyawan. Hal ini yang menyebabkan adanya perbedaan yang diberlakukan oleh Perusahaan mengenai kebijakan sistem penggajian karyawan. Perbedaan ini menyesuaikan pada kemampuan dan bentuk perusahaan. Banyak faktor yang menyebabkan perbedaan ini tergantung pada struktur organisasi perusahaan, kemampuan dan kesehatan finansial perusahaan, sistem UMR yang diberlakukan di perusahaan, perbandingan bobot pekerjaan antar jabatan, dan masih banyak lagi faktor yang menjadi pertimbangan.

Namun, setiap badan usaha haruslah mematuhi aturan dasar yang diberlakukan oleh Pemerintah. Jadi setiap kebijakan yang dibuat oleh badan usaha haruslah mematuhi dan mengacu pada peraturan yang telah diberlakukan. Berikut ini akan dibahas mengenai sistem penggajian karyawan yang ada di Indonesia.

Peraturan Sistem Penggajian yang Berlaku di Indonesia

Ada beberapa aturan pemerintah yang mengatur sistem penggajian karyawan di Indonesia. Hal ini diberlakukan untuk melindungi segenap warga Negara Indonesia agar sesuai kelayakan. Dapat kita ketahui bahwa banyak sekali perusahaan asing yang masuk ke Indonesia. Sehingga harus diatur secara tegas mengenai peraturan penggajiannya.

Berikut ini garis besar peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2015 tentang pengupahan:

• Upah wajib dibayarkan kepada Pekerja/buruh yang bersangkutan (Pasal 17 ayat 1).
• Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan (pasal 17 ayat 2).
• Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dengan pekerja/buruh (pasal 18).
• Pembayaran upah harus dilakukan dengan mata uang rupiah Negara Republik Indonesia (pasal 21).
• Dalam hal upah dibayarkan melalui bank, maka upah harus sudah dapat diluangkan oleh pekerja/buruh pada tanggal pembayaran upah yang disepakati kedua belah pihak.

Sistem Penggajian Karyawan

Dalam sistem penggajian karyawan, biasanya perusahaan memiliki sistem perhitungan sendiri dengan menggunakan excel ataupun software yang bisa didapatkan di berbagai situs online. Berikut ini akan dijelaskan secara umum sistem penggajian karyawan.

• Bagian HRD menerima data kehadiran yang sudah valid untuk kemudian diproses dalam penggajian per orang.
• Menghitung bagian pajak PPh 21 berdasarkan status jabatan maupun status keluarga.
• Kemudian menerima rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, lalu membuat slip gaji dan daftar gaji ke seluruh karyawan.
• Di evaluasi oleh departemen atau divisi keuangan.
• Jika tidak ada evaluasi atau kesalahan, membuat cek tunai sebesar jumlah gaji seluruh karyawan lalu menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan.
• Cek tunai/bilyet kemudian ditransfer ke bank mitra untuk kemudian di transfer ke rekening masing-masing karyawan.
• Semua proses ini dilakukan oleh bagian HRD sebuah perusahaan.

Faktor yang Memengaruhi Besarnya Gaji Karyawan

Adapun yang memengaruhi besar kecilnya gaji karyawan antara lain menurut pasal 2 ayat 1 peraturan menteri ketenagakerjaan no. 1 tahun 2017 sebagai berikut :

• Golongan
  Pengelompokan jabatan berdasarkan nilai atau bobot pekerjaan. Jabatan-jabatan yang tugas serta tanggungjawabnya relatif sama dapat digabung menjadi satu kelompok golongan jabatan. Golongan jabatan seorang karyawan akan menentukan besar kecilnya gaji dan fasilitas yang ia terima dari perusahaan.
• Jabatan
  Jabatan bisa dipahami sebagai sekolompok tugas dan pekerjaan dalam organisasi perusahaan. Jabatan yang berbeda mempunyai risiko tugas yang berbeda pula. Jabatan ini berkaitan dengan tugas, tanggung jawab, dan tingkat kesulitan yang berbeda pula. Maka hal ini sangat menentukan besar kecilnya gaji seseorang. 
• Masa Kerja
  Masa kerja adalah lamanya pengalaman melaksanakan pekerjaan tertentu yang disyaratkan dalam suatu jabatan. Masa kerja berhubungan erat dengan pengalaman. Semakin berpengalaman, semakin tinggi pula nilai seorang calon karyawan di mata sebuah perusahaan.
• Pendidikan
  Tingkat pengetahuan yang diperoleh dari jenjang pendidikan formal yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan. Biasanya hampir seluruh perusahaan maupun instansi mensyaratkan minimal persyaratan tingkat pendidikan seorang karyawan.
• Kompetisi
  Kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai dengan standar yang dipersyaratkan untuk suatu jabatan. Jika kompetensi karyawan sesuai dengan jabatan yang diembannya, perusahaan akan diuntungkan, karena akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan.

SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI DI INDONESIA 

PENDAHULUAN

Payaman Simanjuntak mengatakan bahwa sistem penggajian di Indonesia pada umumnya mempergunakan gaji pokok yang didasarkan pada kepangkatan dan masa kerja. Pangkat seseorang umumnya didasarkan pada tingkat pendidikan dan pengalaman kerja. Dengan katalain, penentuan gaji pokok didasarkan pada teori human capital, yaitu gaji pegawai diberikan sebanding dengan tingkat pendidikan dan latihan yang dicapainya.

Pembahasan mengenai sistem penggajian dipandang penting bagi kelompok dalam kita mempelajari sistema administrasi kepegawaian di Negara ini, namun dari kajian literatur kami, pembahasan dibuat hanya berada pada basicnya saja namun tanpa mengesampingkan unsur-unsur yang penting tentunya.

PEMBAHASAN

Gaji adalah balas jasa atau penghargaan atas prestasi kerja yang harus dapat memenuhi kebutuhan hidup bersama keluarganya secara layak, sehingga ia dapat memusatkan perhatiannya dan kegiatannya untuk melaksanakan tugas yang dipercayakan kepadanya.

Berikut poin-poin yang perlu diperhatikan dalam memberikan gaji kepada pegawai:

• Pola dasar perhitungan gaji pegawai
• Upah/gaji harus mencerminkan nilai pekerjaan/tugas
• Kenaikan gaji hendaknya sebanding dengan peningkatan produktivitas kerja
• Peningkatan gaji hendaknya diperhitungkan dengan keuntungan Negara dan penampilan individu pegawai.
• Peningkatan gaji tidak diberikan dalam basis permanen
• Adanya ukuran yang stabil dari penghasilan hasil kerja.
• Sistem penggajian
• Sistem Penggajian Skala Tunggal
• Sistem penggajian dimana pegawai yang berpangkat sama diberikan gaji yang sama dengan tidak memperhatikan sifat dan tanggungjawab pekerjaan itu.
• Sistem Penggajian Skala Ganda
• Sistem penggajian dimana gaji diberikan berdasarkan sifat pekerjaan, prestasi yang dicapai, berat dan ringan tanggungjawab pekerjaan yang harus dipikul.
• Sistem Penggajian Campuran (UU 43/99 dan PP No. 6 Tahun 2008)
• Menetapkan penggajian berdasarkan skala tunggal maupun skala ganda. Yaitu pegawai yang berpangkat sama diberi gaji pokok yang sama. Disamping itu diberikan tunjangan kepada pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang sifatnya memerlukan pemusatan perhatian dan pengerahan tenaga.